REUNION PREPARATOIRE JEU DES HALLIENNALES

Salut les amis,

Je viens d'avoir Benjamin BERDEAUX (un des responsables de l'orga) : nous avons une réunion de préparation pour les Halliénnales avec lui mardi prochain au soir (il vient de Béthune la Bassée) et on se voit sur Lille. Il y a au moins 2 choses de sûres :
1. Il y aura des Truck Food (Will a été contacté ainsi que d'autres).
2. La partie jeu (ainsi que nos exposants Rocambole et TGCM et d'autres si on en a d'autres) sera rapatriée dans le bâtiment principal avec le reste des animations et stands.

Si Guillaume n'y voit pas d'inconvénient et s'il est là mardi 16 juin à 19h30, j'ai proposé qu'on fasse cette réunion là plutôt que dans un bistrot de Lille pour être au calme et faciliter la venue d'un maximum de membres de notre bureau et d'autre membres du club intervenants dans les animations qui le désireraient.

Guillaume, merci de me dire si c'est possible pour toi et que cela ne te dérange pas afin que je puisse confirmer ou pas l'heure et le lieu.

Sinon pour les Halliennales, TGCM que j'ai vu à l'ODIT sont à fond partant même pour chapeauter un mini tournoi Briskars (je les ai vu à l'ODIT) et Michael de l'ODIT va aussi venir au moins comme visiteur mais il peut proposer aussi des animations (tables et décors figs). Il faudra remettre Rocambole sur le coup : je leur en parle samedi au Convention Day (voire même si Rémy veut venir à la réunion ça serait pas mal aussi).

Dites-moi quoi les amis,
Bonne nuit,
Rafou

Pour mardi 16 juin je ne peux pas dire car j'ai vraiment une semaine très chargée (signature chez le notaire, client en visite toute la semaine et copine que je n'aurai pas vu depuis 8 jours).

Je ne peux donc pas garantir que je serai dispo par contre je ne vois absolument aucun inconvénient à ce que vous fassiez la réunion chez moi (Riri a les clés; d'ailleurs faudrait qu'il les transmette à Greg qui est plus proche en cas de soucis)

Tu es sûr que ça ne dérange pas Guillaume ? Je ne voudrais pas abuser, je me suis juste dit que cela serait plus pratique pour tout le monde. Sinon on peut s'organiser autrement en fonction des autres présents pour la réunion.

Impossible pour moi de participer je suis en examen du lendemain et je serai donc dans ma bulle jusqu'au mercredi soir.Désolé.

Ah merde… n'hésite pas à poster tes questions ici, j'espère que Gibo, Guillaume, Riri voire même Boo et un des Rocamboliens pourront en être.

Non, certainement pas, je n'ai déjà pas les moyens de prendre une journée pour les trolls, je ne me vois pas prendre un de mes 8 jours de congé pour ça!!! là je fait le forcing pour avoir une journée sur les Féeries, et manifestement je ne l'aurais pas.

(clairement: 4 jours pour l'été, le weekend entre Noël et nouvel an, il ne me reste plus qu'un WE libre de dispo que je réserve évidement à la famille).


Edit: Et voir comment on s'organise si vous avez besoin de ma clé

Riri, je sais bien que tu ne pourras pas être présent à l'évènement — ce n'est pas ce que j'ai dit — mais en tant que membre du bureau et initiateur d'animations et idées, ta présence à l'une ou l'autre réunion est toujours utile car il y a plus d'idées et des suggestions dans plusieurs têtes que dans une seule.

HMS Triumph a écrit:

 Ah merde… n'hésite pas à poster tes questions ici, j'espère que Gibo, Guillaume, Riri voire même Boo et un des Rocamboliens pourront en être.

Pas de problème, vous pouvez compter sur moi

Bon alors à priori, il y aura Gibo, moi et normalement Guillaume !? Si Boo pouvait être là ça serait bien aussi.

HMS Triumph a écrit:

 Riri, je sais bien que tu ne pourras pas être présent à l'évènement — ce n'est pas ce que j'ai dit — mais en tant que membre du bureau et initiateur d'animations et idées, ta présence à l'une ou l'autre réunion est toujours utile car il y a plus d'idées et des suggestions dans plusieurs têtes que dans une seule.

Enfin bon, il a été dit clairement que je devais en laisser aux autres, et là je vous laisse l'événementiel extérieur! En plus non seulement je ne me sent pas impliqué donc pas vraiment concerné, et ne l'ayant pas visualisé pas beaucoup d'idées. Au mieux, si j'arrive à me libérer de bonheur je passerais 3/4h

Car le mardi, c'est la sacrosainte soirée chez Xavier!

Ah oui juste mardi c'est Ravioli chez Xavier ! J'avais oublié !

Bah de toutes façons, tu est présent par tes figurines et tes décors sur tous les évent donc c'est très bien aussi !

Ce que tu as fait pour le SOBH SDA va servir aux Halliénales !

présent

Comme j'ai dit à Guillaume hier, nous en auron fini à 21h00 au maximum car de toutes façons Benjamain a aussi une famille et pas trop de temps et comme il vient d'un bled vers Béthune. Ça sera suffisant.

J'en serai aussi

Super !

A tout à l'heure 19h30 chez Vulkan les biloutes !

Je poste mes notes brutes de décoffrage pour le contenu de la réunion

Réunion du 16 juin 2015, 19h30 - 21h

Lieu: Chez Vulkan (Guillaume Larcheveque)

Présents: Rafael Verbise, Hervé Tartare, Christophe Bonnel, Guillaume Larchevêque, Benjamin Berdeaux (06.25.84.31.79) b.berdeaux@exquismen.com

10-18h 10 octobre

Possibilité installer la veille (vendredi) jusque 19h30 max (à confirmer).

Voir la veille l’espace maxi et l’espace dispo.

A priori zone JDR prés des baies vitrées sur 3-4 m de large * 10 m de long (à côté de la scène).

Tables selon nos besoins, table rectangulaires demandées et une table ronde (pour du Bang). Tables standards dispos 1m80 * 80.

TGCM devraient prendre environ 3 tables; ils devraient être placés près de la scène afin d’avoir accès à l’électricité.

Rocambole si ils viennent nécessiteront plus de tables mais on ne sait pas encore combien ni combien d’animateurs seront présents.

Kolaps pourraient aussi venir mais il faudra les recontacter.

Stephanie propose une zone de jeu tout petits dans le couloir adjacent à la salle (zone en dehors du passage des gens) ==> créer un pôle enfant avec garderie (éventuellement maquillage).
Voir pour obtenir des tables plus petites pour les enfants (2 ou 3 tables; demander à Stef ce qui l’arrange).

Demander à Noskill si il veut animer un atelier maquillage.

Mickaël (orga d’Odit) pourrait venir tenir une table pour nous soulager (Si Riri n’est pas là il pourrait ramener du Dead man’s hand et un de ses potes pourrait tenir une petite table “du sang sur la lame”).

Pour la mise en place, une ouverture juste à côté de notre espace accessible avec véhicule. La salle sera fermée la nuit et personne n’accèdera.

Idéalement il faudrait connaitre le nombre de tables nécessaires avant Juillet.

Axer sur des jeux simples (dead man’s hand, SOBH, Ronin, Les rois du ring…). Réfléchir à une table de jeu en continu où les gens incarneraient un personnage (table persistante? collaboratif? Equipe contre Equipe?)
Pour les rois du ring, imprimer une pile de règles à distribuer pour que les gens jouent chez eux?

Envoyer un échantillon de photos des tables que nous allons ramener pour la publicité de l’évènement.

Mettre des flyers à Tournai (Sortilèges?), Lille (Hobby max, Rocambole, le Bazar du Bizarre)

merci Guillaume !

De mon côté :

— J'ai déjà posé un jour de congé le vendredi pour aller installer nos tables sur place (disposition d'ensemble, placement des décors, etc…) et aider et superviser l'installation de "nos exposants" (Rocambole, TGCM et éventuellement Kolaps).

— Encore à faire : je dois maintenant recontacter TGCM et ODIT pour leur confirmer leur venue, relancer ROCAMBOLE et prendre contact avec Kolaps (il était déjà parti quand j'ai voulu aller le voir samedi au CD en fin de journée.

Sinon comme l'a dit Vulkan, il faut qu'on définisse le plus rapidement possible ce qu'on propose comme tables.

Pour ma part, ça sera du RONIN (avec un peu de fantastique si je dégotte une paire d'araignées géantes et un Oni et du Dystopian Legions (ou In Her Majestys Name si je les ai peintes d'ici là). J'emprunterais les décors de Riri pour le Steampunk s'il veut bien pour faire ma mini table. Je pense que je pourrais assurer mes deux mini tables surtout qu'il y aura probablement Darky, Solosub ou Beor qui viendront et pourront prendre en charge Ronin (je vais leur en parler dès que je les vois).

Normalement Gibo et Boo, devraient chapeauter les tables avec les JdP et jeux d'ambiance (Bang!, 7 Wonders, Zombicide, Taverne, etc… enfin ce qu'il jugeront bon à jouer et à proposer pour que ça soit fun et varié au long de la journée.

— On laisse tomber la vente de nos vieux machins car ça va être ingérable et prendre de la place pour rien : priorité aux petites tables de jeux.


Premières propositions de tables :
TGCM : 3 (Stand + démos)
ODIT : 2 (Dead Man Hand et/ou du sang sur la lame)
Ronin : 1
Steampunk (Dystopian Legions ou INMH) : 1
JdP / Ambiance : 2 dont une grande ronde
SOB/SDA : 1 (Décor Riri)
Warmachine : 2 (pour la grande table de NoSkill)
Blood Bowl : 1

N'hésitez pas à en rajouter si vous avez des idées ensuite on en rediscutera avec tout le monde et voir qui s'occupera de quoi. A priori on privilégiera les petits formats 60x60 ou 90x90 maximum (la seule grande table de fig sera la modulable de NoSkill avec du Warmachine en exposition pour en jeter plein la vue.

Bon hier nous sommes passés chez ROCAMBOLE avec Gibo et nous avons vu avec Rémy : ils seront bien présents à nos côtés pour les Halliennales 2015 le samedi 10 octobre. Gibo et Boo s'occuperont d'animer les tables de Jeux de Plateaux et Ambiances en collaboration avec Rocambole.

Bon je relance car il faut qu'on fournisse un estimatif plus précis à Benjamin du nombre de table dont nous aurons besoin.

J'en parle demain soir au club car on devrait être assez nombreux.

Bon vendredi Gibo et moi seront sur place pour mettre en place nos tables et surveiller notre espace. Nous pouvons y aller à partir de 14h.

Sinon j'ai négocié avec les orge, nous aurons des repas (sandwich ou frites) pour 6 à 8 personnes maximum ainsi que des tickets boissons ou des packs d'eau. Nous en saurons plus vendredi. De toutes façons c'est moi qui gèrerait la distribution.

Ceux qui passeront la journée sur place comme Gibo, Nath, Boo, Fred, Stéph et moi auront à manger et à boire. Pour les autres qui viennent juste passer une heure ou deux en aidant à initier ou à faire des démos, ils auront à boire. Tout ça en fonction de ce que j'aurai reçu bien évidemment.

Il y aura normalement des nappes sur toutes les tables (nappes fournies par la ville d'Hallennes pour uniformiser la présentation et le décor.

Vu que Dim ne s'est pas manifesté et qu'aucun autre joueur de Warma ne sera présent (Noskill, Vulkan, Solosub, Greg étant absents), on devra laisser tomber la table Expo Décor Warma. On verra vendredi avec Gibo comment on changera la répartition des tables du coup.

vraiment désolé pour Warmachine mais mon calendrier perso m'impose cette rigueur de planning

T'en fais pas ma poule on trouvera de quoi meubler les tables !